B


Baukasten

Strukturierte Sammlung von standardisierten FIM-Elementen wie z. B. Datenfeldgruppen, Datenfeldern, LeiKa-Modulen oder Referenzaktivitätengruppen aus denen Stamminformationen wie Stammschemata, Stammtexte oder Stammprozesse zusammengestellt werden können. Er dient der redaktionellen Standardisierung von Leistungsbeschreibungen, Datenfeldschemata und Prozessen. Die FIM-Elemente sind durch eindeutige Schlüsselnummern identifizierbar.

Bausteinbetreiber

Bereitstellung der technischen Infrastruktur für die FIM-Bausteine (u. a. zentrale FIM-Repositorys)

Pflege der Kataloge und Baukästen

Ansprechpartner:in und fachliche Unterstützung für die FIM-Rollen und Organisationseinheiten im Redaktionsprozess

Bedarfsmelder:in

Rolle, die einen Erstellungs- oder Änderungsbedarf zu FIM-Stamminformationen meldet. Dies muss nicht zwingend eine FIM-Rolle sein (im OZG zum Beispiel Leistungsverantwortliche).

Bibliothek

Strukturierte Sammlung von Stamminformationen, d.h. Stammtexten, Stammschemata und Stammprozessen. Die Stamminformationen werden eindeutig durch Schlüsselnummern identifiziert. Bezüge zwischen Stamminformationen z. B. zwischen Leistungsbeschreibung, Datenfeldschema und dem entsprechenden Prozess werden durch den FIM-Ordnungsrahmen abgebildet und durch die Systematik der Schlüsselnummern nachvollziehbar.

Bundesredaktion

s. Rolle „Redaktion: Verwaltungsebenenunabhängig“

Verantwortungsbereich: Verwaltungsleistungen mit rechtssetzender Stelle Bund

D


Datenfeld

Unter einem (Daten-)Feld wird grundsätzlich die kleinste logische Einheit eines Datensatzes oder eines Formulars zur Datenerfassung verstanden (Stahlknecht, Hasenkamp, 2002).

 

Im Kontext des FIM-Bausteins Datenfelder bezeichnen Datenfelder die elementaren Bestandteile zur Beschreibung von Stammdatenschemata und stellen einen Typ von Stamminformationen dar. Bei der Definition Datenfeldern werden durch die regulatorisch zuständigen Stellen Name, Definition und ein Identifikationsschlüssel einheitlich vorgegeben. Wertebereiche, Hilfetexte und sonstige Merkmale können auf Vollzugsebene angepasst werden.

 

Typische Kombinationen von Feldern werden zu Feldgruppen zusammengefasst. Kombinationsmöglichkeiten von Feldern und Feldgruppen werden durch Feldregeln abgebildet. Dabei kann ein Feld bzw. eine Feldgruppe in mehreren Stammdatenschemata verwendet werden. Somit kann ein Feld bzw. die damit erhobenen Daten auch in unterschiedlichen Prozessen bzw. Leistungen verwendet werden.

Datenfeldgruppe

Datenfeldgruppen dienen dazu, Datenfelder zu logisch in Beziehung stehenden Gruppen zusammen zu fassen. Datenfeldgruppen beinhalten folglich Datenfelder und ermöglichen gleichzeitig die strukturierte Darstellung von Stammdaten.

Dokumentsteckbrief

Im Kontext des FIM-Bausteins Datenfelder bezeichnen Dokumentsteckbriefe und Stammdatenschemata die elementaren Bestandteile zur Beschreibung von Stammantragsmustern in Rohform und stellen einen Typ von Stamminformationen dar.

F


Fachexpert:innen

  • Verantwortlich für die fachliche Richtigkeit, die Gültigkeit und Aktualität der FIM-Stamminformationen zu den Leistungen
  • Fachliche Unterstützung bei der Erstellung/Modellierung der FIM-Stamminformationen
  • Fachliche Prüfung/Freigabe der FIM-Stamminformationen

FIM-Dezentral

Alle Tätigkeiten und damit verbundene Strukturen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene. Entsprechend dem Grundverständnis von FIM liegt dieses dezentrale Tätigkeitsspektrum in der alleinigen Zuständigkeit von Bund und Ländern.

FIM-Element

Standardisierte Teile von Leistungsbeschreibungen, Datenfeldschemata oder Prozessen wie z. B. Datenfeldgruppen oder Referenzaktivitätengruppen, die zur Erstellung von Stamminformationen genutzt werden. FIM-Elemente können auch direkt für die Erstellung von Formularen, Leistungsbeschreibungen oder Prozessen genutzt werden, auch wenn nicht die Bereitstellung einer Stamminformation als Ziel angestrebt wird. Beispielfälle dafür sind die Erstellung von Datenschemata für individuelle kommunale Leistungen wie z. B. Familienrabattkarten für reduzierte Eintrittspreise in öffentlichen Einrichtungen.

FIM-Föderal

Funktionen zur Sicherstellung der Anwendung der FIM-Methodik, insbesondere Bereithalten der FIM-Infrastruktur und Koordination und Moderation der Zusammenarbeit zwischen Bund und den Ländern im Rahmen des FIM-Redaktionsmodells. FIM-Föderal wird organisatorisch von einer Geschäfts- und Koordinierungsstelle FIM (GK FIM) ausgeübt.

FIM-Inhalte

FIM-Inhalte sind Elemente des FIM-Baukastens (z. B. standardisierte Datenfelder) und Stamminformationen der FIM-Bibliothek (z. B. Stammprozesse).

FIM-Methodik

Standardisierte Teile von Leistungsbeschreibungen, Datenfeldschemata oder Prozessen wie z. B. Datenfeldgruppen oder Referenzaktivitätengruppen, die zur Erstellung von Stamminformationen genutzt werden. FIM-Elemente können auch direkt für die Erstellung von Formularen, Leistungsbeschreibungen oder Prozessen genutzt werden, auch wenn nicht die Bereitstellung einer Stamminformation als Ziel angestrebt wird. Beispielfälle dafür sind die Erstellung von Formularen für individuelle kommunale Leistungen wie z. B. Familienrabattkarten für reduzierte Eintrittspreise in öffentlichen Einrichtungen.

Föderales Informationsmanagement (FIM)

FIM liefert nach dem Baukastenprinzip standardisierte Informationen für Verwaltungsleistungen (z. B. Antrags- und Anzeigeverfahren). Für Behörden auf allen Verwaltungsebenen sind diese Informationen direkt nutzbar. Der Vorteil: Die mühsame Erhebung dieser Informationen entfällt. Zudem können die einzelnen Behörden sicher sein, dass die Informationen korrekt sind und juristisch geprüft wurden. Ein Redaktionssystem sorgt dafür, dass die Informationen immer auf dem aktuellsten Stand sind.

G


Geschäfts- und Koordinierungsstelle FIM (GK FIM)

Der fachlichen Weisung des Vorsitzes der Fachgruppe FIM unterliegendes Gremium, das die strategischen und Grundsatzfragen bearbeitet sowie die Pflege/Qualitätssicherung der Bibliotheken und den Betrieb, die Entwicklung und die Pflege der Baukästen bzw. Kataloge für Stammtexte, Stammprozesse und Stammdatenschemata einschließlich der übrigen Inhalte von FIM verantwortet.

Gold/Silber

Der Gold-Silber-Status stellt ein mehrstufiges Qualitätssicherungssystem dar, das es gestattet, FIM-Stamminformationen von einer anderen als der auf rechtsetzender Ebene verantwortlichen Stelle erstellen zu lassen. Diese FIM-Stamminformationen werden z. B. zunächst mit dem zuständigen Landes-Fachressort qualitätsgesichert und danach in den Repositorys der FIM-Bausteine bereitgestellt. (durch Import in die FIM-Bundes-Repositorys).

I


Information über und Benachrichtigung zu Veränderungen in den FIM-Repositorys

Über neue, veränderte und gelöschte Verwaltungsleistungen wird über das FIM-Portal informiert (reaktiv mit Hilfe von abonierbaren RSS-Feeds). Plant ein Vorhaben die Beschreibung einer Verwaltungsleistung, werden alle Teilnehmer benachrichtigt. Die Benachrichtigung verhindert Doppelarbeiten und Redundanzen.

Informationsmanager:in

Koordinierung der Arbeiten im Rahmen der FIM-Stamminformationsmodellierung mit den Fachbereichen:

  • Kommunikationsschnittstelle zwischen Fachexpert:innen aus den Fachressorts und der Redaktion/FIM-Methodenexpert:innen
  • Unterstützung des FIM-Redaktionsprozesses und Zuordnung von Änderungs- und Erweiterungsbedarfen entsprechend des Zuständigkeitsbereichs

K


Katalog

Die drei FIM-Kataloge dienen dazu, Leistungen, Datenfelder und Prozesse zu erfassen und ihnen eine bundesweit eindeutige Identifikationsnummer zuzuordnen. 

L


Leistung

Die Leistungen des LeiKa wurden im Rahmen der 2. Sitzung der ehemaligen Redaktionsgruppe LeiKa am 30.09.2009 wie folgt definiert: „Mit dem Begriff Leistungen wird das Handeln der öffentlichen Verwaltung bezeichnet, das nach außen gerichtet ist und auf das die Bürgerinnen und Bürger, die Wirtschaft sowie freie oder gemeinnützige Träger einen Anspruch haben oder das aufgrund öffentlich-rechtlicher Verpflichtungen genutzt oder geduldet werden muss.“

Leistungen der Länder und Kommunen

Neben den auf Bundesrecht beruhenden Verwaltungsleistungen werden auch die auf Landes- und kommunalem Satzungsrecht beruhenden Verwaltungsleistungen in FIM beschrieben und zur Nachnutzung in öffentlich zugänglichen Verzeichnissen (Repositorys) veröffentlicht bzw. ausgetauscht.

Leistungsbeschreibung

Eine Leistungsbeschreibung ist die Summe aller Module eines Leistungsberichtes, welche die Leistung inhaltlich vollständig beschreiben. 

 

Leistungschlüssel

Zentrales Referenzierungsmerkmal jeder erfassten Leistung.

Leistungskatalog (LeiKa)

Mit dem Leistungskatalog (LeiKa) wird in Deutschland erstmalig ein einheitliches und umfassendes Verzeichnis der Verwaltungsleistungen des Bundes, der Länder und Kommunen aufgebaut. Ziel ist es, eine zentrale Informationsbasis in Form eines Stammtext-Managements zur Verfügung zu stellen, die von allen Verwaltungsbereichen anwendungs- und vorhabenübergreifend für alle Informations- und Kommunikationskanäle genutzt wird.

Lokalprozess

Der Lokalprozess (Bund / Land / Kommune) stellt im Vergleich zum Stamm- und Referenzprozess die detaillierteste Stufe der Prozessmodellierung dar. Der Lokalprozess wird unter Nachnutzung des zugehörigen Stamm- und ggf. Referenzprozesses aus der Perspektive von lokal ablaufenden Prozessen modelliert und kann dabei entweder einen IST-Zustand oder einen SOLL-Zustand darstellen Eine Untergliederung der Detaillierungsstufe „Lokalprozess“ in weitere Stufen (z. B. fachliche Stufe, IT-Implementierungsstufe oder Automatisierungsstufe) ist jederzeit möglich, aber nicht FIM-relevant.

M


Methodenexpert:in

  • Modellierung/Erstellung der methodenkonformen FIM-Stamminformationen zu Verwaltungsleistungen auf Basis der zu dem Zeitpunkt gültigen Rechtsgrundlage und den Qualitätssicherungskriterien der Bausteine
  • Eigenständiger Austausch mit Rechts- und Fachexpert:innen, Recherche und Analyse zu den Rechtsgrundlagen einer Leistung
  • Pflege der FIM-Stamminformationen bei Änderungsbedarfen
  • Durchführung der methodischen Prüfung modellierter FIM-Stamminformationen auf Basis der Qualitätssicherungskriterien der Bausteine (die Freigabe erfolgt durch die Fachressorts, s.u.)
  • Aktive Kommunikation bei der Identifizierung von Fehlern in FIM-Informationen
  • Teilnahme an Austauschformaten und Unterarbeitsgruppen für FIM-Methodenexpert:innen

Musterprozess

Der FIM-Prozessbaukasten stellt für allgemeine, wiederverwendbare bzw. übertragbare Verwaltungsabläufe vorgefertigte Musterprozesse zur Verfügung.

N


Nutzer:in

  • Im Sinne der Kaskade: nächste Ebene der Nachnutzung der FIM-Stamminformationen für spezifische Anpassungen
  • Nachnutzung im Rahmen der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen (zum Beispiel IT-Dienstleister, die auf Basis der FIM-Datenschemata Formulare generieren)

O


OZG-Referenzinformationen

OZG-Referenzinformationen stellen eine nutzerfreundliche Zielvision für die digitale Inanspruchnahme einer Leistung dar. Sie können den aktuellen Rechtsrahmen überschreiten, basieren auf den FIM-Stamminformationen und umfassen OZG-Referenzprozesse und OZG-Referenzdatenschemata.

P


Prozess

Prozesse sind Verwaltungsabläufe, die von bestimmten Personen(gruppen) in einer sich wiederholenden Reihenfolge unter bestimmten Vorgaben (z. B. Rechts- und Verwaltungsvorschriften etc.) und unter Nutzung von Hilfsmitteln (z. B. IT-Unterstützung, Formulare etc.) bearbeitet werden. In Betracht kommen sowohl verwaltungsinterne Prozesse als auch solche mit Beteiligung von Bürgerinnen und Bürgern oder Unternehmen. Der Begriff des Verwaltungsablaufs umfasst zugleich auch Verwaltungsverfahren gemäß § 9 VwVfG. (Vgl. Minikommentar zum Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften, S. 28)

Prozesse bilden zusammen mit Leistungen und Datenfelder die drei FIM-Bausteine.

Prozesskette

Eine Prozesskette ist eine konkrete Vorgänger-Nachfolger-Beziehung zwischen Prozessklassen innerhalb von Prozessnetzen. Die jeweilige Handlungsform der Prozessklasse kann Einfluss auf die möglichen nachfolgenden Prozessklassen haben.

Prozessnetz

Ein Prozessnetz stellt die Wechselbeziehung und Abhängigkeiten zwischen Prozessklassen innerhalb eines Leistungsbündels dar (FIM-Prozesskatalog-Ebene 3). Es können mehrere Prozessnetze in einem Leistungsbündel vorkommen. Im FIM-Kontext ist die Modellierung von Prozessnetzen optional. Ein Prozessnetz kann mit der BPMN 2.0 Modellierungssprache erstellt werden und über das BPMN 2.0 Austauschformat zwischen den Prozessmodellierungstools ausgetauscht werden. Alternativ kann das Prozessnetz auch z. B. in Form einer Prozesslandkarte dargestellt werden.

R


Redaktion: Verwaltungsebenenunabhängig

Verantwortlich für die Bereit-/Erstellung von FIM-Stamminformationen (Stammprozesse, Stammdatenschemata, Stammtexte) Fachressort-übergreifend entsprechend dem Verantwortungsbereich.

Pflege der FIM-Stamminformationen.

Koordinierung und Sicherstellung der methodischen und fachlichen Freigaben der Modellierungen.

Sicherstellung der methodischen und fachlichen Qualität der FIM-Stamminformationen.

Gesamtkoordination aller FIM-Aktivitäten auf der jeweiligen Verwaltungsebene sowie aller Beteiligten (FIM-Informationsmanager:innen und Methodenexpert:innen).

Beteiligung an der Entwicklung und Umsetzung von Einführungskonzepten in Abhängigkeit von der Typisierung.

Ansprechpartner:in für alle Verwaltungsebenen zu FIM-Themen (Kontext-abhängig).

Ansprechpartner:in und ggf. Unterstützung bei Digitalisierungsvorhaben.

Teilnahme an Austauschformaten und (Unter-)Arbeitsgruppen für Redaktionen.

Sicherstellung der Aktualität der zum Einsatz kommenden methodischen und technischen Vorgaben sowie Werkzeuge.

Ggf. Sicherstellung des Betriebs und der Administration der eigenen FIM-Systeme.

Redaktionskonzept

Das FIM-Redaktionskonzept definiert Rollen, die bei der Erstellung und Pflege der FIM-Stamminformationen für verschiedene Tätigkeiten zuständig sind. Das FIM-Redaktionskonzept beschreibt zudem in sogenannten Redaktionsmodellen (Prozessen) das konkrete Zusammenspiel dieser Rollen und Tätigkeiten.

 

Redaktionssystem

Das bausteinspezifische FIM-Redaktionssystem besteht aus einem Editor zur Erstellung der bausteinspezifischen Inhalte, einem Repository zur zentralen Ablage und (Versions-) Verwaltung der bausteinspezifischen Inhalte.

Referenzaktivitätengruppe

FIM-Stammprozesse bestehen aus Aktivitätengruppen, die sich konsequent aus den Rechts- und Verwaltungsvorschriften ableiten lassen und – in eine Reihenfolge gebracht – den Ablauf der Leistungserstellung widerspiegeln. Die Aktivitätengruppen haben, wenngleich sie thematisch zusammengehörige Prozess-Elemente (z. B. feingliedrigere Aufgaben) bündeln können, einen einheitlichen Detaillierungsgrad.
Die zur Modellierung von Stammprozessen verwendeten Aktivitätengruppen basieren auf vordefinierte Referenzaktivitätengruppen (RAG). Referenzaktivitätengruppen werden sowohl durch einheitlich, übergreifend definierte Kern-Metadaten als auch durch Referenzaktivitäten­gruppen spezifische Metadaten charakterisiert.

Referenzprozess

Der Referenzprozess (Bund / Land / Kommune) besitzt für mindestens zwei Organisationen vollumfänglich Gültigkeit. Die Fülle der Rahmenbedingungen beeinflusst die Aussagekraft des Referenzprozesses und determiniert die Reichweite. Der Referenzprozess kann dabei entweder einen IST-Zustand oder einen SOLL-Zustand darstellen. Er kann außerdem Prozessschritte von Verwaltungskunden (Bürgern, Unternehmen) beinhalten.

Repository

Ein FIM-bausteinspezifisches Datenbanksystem, in dem die FIM-Stamminformationen des jeweiligen Bausteins verwaltet werden. Die Inhalte gliedern sich in einen Katalog, eine Bibliothek und einen Baukasten.

S


Stammdatenschema

Im Kontext des FIM-Bausteins Datenfelder bezeichnen Dokumentsteckbriefe und Stammdatenschemata die elementaren Bestandteile zur Beschreibung von Datenstrukturen und Regeln für Dokumente in Rohform und stellen einen Typ von Stamminformationen dar.

Stamminformation

Stamminformation Stamminformationen (darunter sind Stammtexte, Stammdatenschemata und Stammprozesse zu verstehen) werden im Kontext von FIM als standardisierte Basisbestandteile von Leistungsbeschreibungen, Datenschemata und Prozessen betrachtet, die von der jeweils regulatorisch zuständigen Verwaltungsstelle (i.d.R. vom Ministerium) erstellt und aktualisiert werden. Diese können bundesweit gelten (bei Leistungen der Typisierung 2/3) oder in einem bestimmten Bundesland (landesspezifische Stamminformationen bei Leistungen der Typisierung Typ 4 und 5). Die bundesweit geltenden Stamminformationen beruhen auf Bundesrecht und können durch landespezifische Informationen, die auf Landesrecht beruhen, ergänzt werden. Die für den Vollzug zuständigen Stellen können behördenspezifische Informationen ergänzen um die Leistungsbeschreibungen, Datenschemata und Prozesse zu Vollzugsinformationen vervollständigen. Stamminformationen dienen so als standardisierte Referenz für die Vollzugsebene. Sie werden auf die Einhaltung gemeinsamer Qualitätssicherungskriterien hin geprüft.

System eines Bausteins

Eigenständiges System in jeweils einem Baustein Leistungen, Datenfelder, Prozesse und Querschnitt, welches aus einem Editor und einem Repository besteht. Das Gesamtsystem FIM besteht entsprechend aus den fachlichen Redaktionssystemen für die Bausteine Leistungen, Datenfelder und Prozesse und einer Anwendung, die als „FIM-Portal“ bezeichnet wird.

T


Typisierung

Mit der Typisierung

  • wird eindeutig geregelt, durch welche Ebene die Stamminformation erstellt (Regelungszuständigkeiten) und durch welche Ebenen die Stamminformation zu Vollzugsinformationen detailliert wird (Vollzugszuständigkeiten). Ist der Vollzug einer Leistung in den Ländern verschieden geregelt, so ist eine abschließende Typisierung im Stammtext nicht möglich. In diesem Fall ist die Vollzugszuständigkeit (a oder b) als Ergänzung zu vermerken (Typisierungen „1“ bis „5“ und „10“) bzw.
  • allgemeine Hinweise mit informativem Charakter, die keine bestimmte Leistung(serbringung) betreffen; konkrete Hinweise zu Service- und Sonderrufnummern oder zu thematisch zusammenhängenden Leistungen gegeben (Typisierungswerte „6“, „7“ und „8“)

Die aktuelle Codeliste zur Typisierung finden Sie auf www.xRepository.de

V


Vollzugsinformationen

Vollzugsinformationen sind Informationen in den Bausteinen Leistungen, Prozesse und Datenfelder, welche von einer für den Vollzug zuständigen Behörde finalisiert worden sind. Methodisch sollten sich Vollzugsinformationen an den Vorgaben der FIM-Methodik orientieren und diese Konkretisieren oder Erweitern. Fachlich sollten Vollzugsinformationen auf FIM-Stamminformationen basieren, also konform zu deren fachlichen Vorgaben sein.

W


Werkzeug

FIM-Werkzeuge sind alle Konzepte, Methoden und Standards, die zur Erstellung, Pflege und Nutzung von FIM-Inhalten genutzt werden. Darunter fallen beispielsweise Dokumentenstandards (z. B. OpenDocument), Metadatenstandards, Datenaustauschformate (z. B. XML) oder die Datenfeld- und Leistungsklassifikation.

Z


Zuschnittsindikator

Ein Zuschnittsindikator in der FIM-Normenanalyse ist ein Anhaltspunkt, an welcher Stelle ein Prozess/eine Leistungsverrichtung beginnt und an welcher Stelle der Prozess/die Leistungsverrichtung endet. Die konsequente Anwendung festgelegter Zuschnittsindikatoren ermöglicht einen einheitlichen und vergleichbaren Prozess- und Leistungszuschnitt.