1. Was ist FIM?
Das Föderale Informationsmanagement (FIM) ist ein dauerhaft etabliertes Produkt des IT-Planungsrats, um den Vollzug von Verwaltungsleistungen durch standardisierte Informationen (die auf Grundlage von Rechtsvorschriften erstellt werden) zu harmonisieren. Die standardisierten Informationen werden als FIM-Informationen oder (FIM-) Stamminformationen bezeichnet und unterteilen sich in:
FIM-Leistungsbeschreibungen erklären in einer bürgerfreundlichen Sprache den Gegenstand einer Leistung
FIM-Datenschemata geben an, welche Daten die zuständige Behörde erfassen und verarbeiten muss
2. Was sind die Mehrwerte und Ziele von FIM?
Rechtssicherheit für Verwaltungsvollzug und Bürger:innen / Unternehmen
Verringerung des redaktionellen Aufwands durch Synergieeffekte bei der Erstellung/ Pflege dieser Informationen
Erhöhung der Benutzerfreundlichkeit von Verwaltungsverfahren für Bürger:innen / Unternehmen
Erstellung von notwendigen Grundbausteinen für Digitalisierungsprojekte (bspw. für Onlinedienste im Kontext OZG, aber auch sonstige Digitalisierungsvorhaben durch einheitliche Qualitäts- und Modellierungsstandards)
Identifizierung von Digitalisierungshindernissen und Rechtsanpassungsbedarfen
1. Wie setze ich mein Passwort im FIM-Portal zurück?
Wenn Sie Ihr Passwort im FIM-Portal vergessen haben, können Sie dieses hier zurücksetzen lassen. Sollten Probleme auftreten, senden Sie eine E-Mail mit Ihrem Anliegen an ticket@fimportal.de.
1. Was ist der Unterschied zwischen Stamm- u. Referenzinformationen?
FIM-Stamminformationen werden von dem für die Rechtsgrundlage federführenden Ministerium oder einer vergleichbaren Behörde auf Bundes-, Landes- oder kommunaler Ebene ausschließlich auf Basis der Handlungsgrundlagen erstellt. FIM-Stamminformationen sind FIM-Stammtexte, FIM-Stammprozesse und FIM-Stammdatenschemata. Sie bilden die Grundlage, die i.d.R. von der nächsten Ebene konkretisiert werden muss. Hat die für den Vollzug zuständige Behörde die letzte Detaillierung vorgenommen, bezeichnet man das Ergebnis als Lokalinformationen.
OZG-Referenzinformationen sind Referenzinformationen, die auf FIM-Stamminformationen basieren und eine nutzerfreundliche Zielvision für die digitale Inanspruchnahme einer Leistung darstellen. Das heißt, OZG-Referenzinformationen zu einer OZG-Leistung verdeutlichen, welche Anpassungen vorgenommen werden müssen, um nutzerfreundliche Verwaltungsleistungen für Bürgerinnen und Bürger und/oder Unternehmen online zur Verfügung zu stellen. Sie können den geltenden Rechtsrahmen bewusst überschreiten. Sollten Rechtsänderungen erforderlich sein, sind sie möglichst präzise zu benennen, z.B. direkt an einzelnen Prozessschritten oder Datenfeldern. OZG-Referenzinformationen sind OZG-Referenzprozesse und OZG-Referenzdatenschemata (vgl. auch hier).
2. Wie verläuft der gesamte FIM-Freigabeprozess (DF u. PZ) bis hin zur Veröffentlichung?
Der Freigabeprozess besteht aus den vier unten gelisteten Schritten. Dabei unterscheiden sich der Gold- und Silberstatus lediglich darin, dass für den Goldstatus die rechtsetzende Instanz selbst und im anderen Fall die nächstuntergeordnete Fachlichkeit (Silberstatus) die inhaltliche Freigabe erteilt. Für Stammdatenschemata u. Prozesse für Typ 2 bzw. 3 Leistungen, die im OZG-Kontext erstellt werden, reicht der Silberstatus aus und ist konzeptionell eigentlich auch vorgesehen.
fachliche Vorprüfung auf Landesebene (Silberstatus)
methodische Freigabe durch Bausteinbetreiber über ticket@fimportal.de, eröffnet durch die entsprechende Landesredaktion und bestenfalls mit dem Betreff: „Methodische Prüfung Stammprozess XYZ“ oder „Methodische Prüfung Stammdatenschema XYZ“. Anzuhängen sind das Schema oder der Prozess im XDatenfelder oder XProzess-Format, alternativ auch Excel oder PDF bzw. ein Link auf das entsprechende Repository.
fachliche Prüfung u. Freigabe auf Landesebene (Silberstatus)
Veröffentlichung / Übergabe der Leistung an die Bundesredaktion. Ab dem Zeitpunkt ist sie dann für die Überführung in den Goldstatus und die weitere Pflege verantwortlich.
Ein tiefergehendes Verständnis der genannten Prüf- und Freigabeprozesse zur Erteilung von Silber- und Goldstatus kann durch Sichtung des Dokumentes „FIM/OZG Informationsunterlagen“ (S.13) auf dem FIM-Portal erlangt werden.
3. Was bedeutet „Status“?
Der Status ist ein übergreifend genutztes Merkmal um den Bearbeitungsstand der Inhalte von FIM-Informationen widerzuspiegeln. Der Status kommt in allen Bausteinen zum Einsatz.
1. Was muss ich tun, um eine FIM-Leistung zu beantragen, ändern oder zu löschen?
Die Beantragung einer FIM-Leistung dient der strukturierten Erfassung einer Verwaltungsleistung im Leistungskatalog. Ein solcher Katalogeintrag kennzeichnet sich durch einen 14-stelligen Leistungsschlüssel (ugs. auch 99er-Schlüssel oder Leika-Schlüssel, fälschlich teilweise aus Leika-ID) aus und wird nach konkreten Regeln bestimmt. Ihn kann man als eindeutige Kennung verstehen, der eine Leistung klar von einer anderen Leistung im Katalog abgrenzt.
Alle Bedarfe, die den Katalogeintrag (auch „Leistungssteckbrief“) betreffen, müssen über ein eigenes Formular abgestimmt werden (Excel-Dokument).
Vier Aktionen sind in diesem Formular möglich:
Neuanlage
Löschen = FIM-Leistung falsch zugeschnitten oder fachlich falsch
Außer Kraft setzen = Rechtsgrundlage nicht mehr gültig
Änderung
Das Musterformular Leistungszuschnitt muss vollständig ausgefüllt an ticket@fimportal.de gesendet werden. Alle Bedarfe müssen fachlich begründet sein. Die Anträge werden durch Redaktionen und Bausteine methodisch und im Anschluss durch die Fachseite fachlich überprüft. Bei Klärungsbedarf gehen die Redaktionen auf die Bedarfsmeldenden zu.
Achtung: Diese Bedarfe sind zu unterscheiden von Bedarfen an Leistungsbeschreibungen, welche den sog. Bibliothekseintrag (vereinfacht: tiefergehende beschreibende Texte und Informationen zu Verwaltungsleistungen) können nicht über das „Musterformular LZ“ beantragt werden – siehe: „Wie kann eine Leistungsbeschreibung geändert werden?“
2. Wie kann ich eine FIM-Leistungsbeschreibung ändern?
Hierzu müssen sie die alte Leistungsbeschreibung in das Musterformular Leistungsbeschreibungen übertragen und Aktualisierungen im Änderungsmodus (ganz wichtig!) kenntlich machen. Die alte Leistungsbeschreibung kann im FIM-Portal abgerufen werden: Die Suche erfolgt entweder über den
FIM-Leistungsschlüssel (99er-Nummer) oder
per Textsuche
auf dem fimportal.de. Für das Herunterladen ist eine Anmeldung auf dem FIM-Portal notwendig. In den Suchergebnissen die gewünschte Leistung anklicken und das Dokument herunterladen (üblicherweise: (de)). Die Dokumente können derzeit nur als .pdf heruntergeladen werden.
Tipp: Jede neuere Version von Microsoft Word kann .pdfs problemlos in eine editierbare Version überführen. Hierzu muss lediglich die .pdf in Microsoft Word geladen werden und kann dann als .docx abgespeichert werden.
Das vollständig ausgefüllte Formular wird anschließend an ticket@fimportal.de gesendet. Alle Bedarfe müssen fachlich begründet sein.
3. Wie gehe ich mit dem Musterformular Leistungsbeschreibungen um?
Das Musterformular Leistungsbeschreibungen nutzen Sie, wenn Sie eine Leistungsbeschreibung abstimmen bzw. erstellen möchten. Bitte füllen Sie es so vollständig wie möglich aus – berücksichtigen Sie hierbei die für den jeweiligen Leistungstyp relevanten Felder.
Tipp: So werden beispielsweise bei Typ 2 oder 3 Leistungen keine regionalen Inhalte im Stammtext erfasst, sondern nur solche, die bundesweit einheitlich gültig sind.
Folgende Hinweise erleichtern den Umgang:
Wenn Sie nicht wissen, ob Sie ein Feld ausfüllen müssen – per Kommentarfunktion kennzeichnen/nachfragen.
Wenn bei einem Auswahlfeld eine gewünschte Auswahlmöglichkeit nicht vorhanden ist: Als Freitext unter die Auswahlmöglichkeiten einpflegen und so melden, was gewünscht ist.
Wenn keine Information möglich ist: Feld leer lassen und entsprechend kennzeichnen, aber das Feld nicht löschen.
4. Wie kommen Stammtexte zu Typ 2 & 3 Leistungen in den LeiKa?
Derzeit werden FIM-Stammtexte auch für Typ 2 & 3 Leistungen initial durch die Länder erstellt. Die Landesredaktionen sind daher befugt im Redaktionssystem des Bausteins Leistungen Stammtexte zu diesen Leistungen im Silberstatus zu veröffentlichen.
Die Pflegeverantwortung für die Leistungen geht erst dann auf die zentrale Bundesredaktion über, wenn diese über die Veröffentlichung informiert wurde. Dies wird gleichzeitig zum Anlass genommen die Stammtexte in den Goldstatus zu überführen.
5. Was bedeutet „Typisierung“?
Mit der Typisierung wird eindeutig widergespiegelt, durch welche Ebene die Leistung rechtlich geregelt (Regelungszuständigkeiten) und durch welche Ebenen sie vollzogen wird (Vollzugszuständigkeiten). Diese Information ist auf technischer Ebene sowie für den Redaktionsprozess relevant. Sie zeigt an welche Redaktionen und Systeme für die Bereitstellung der jeweiligen Informationen, insbesondere Lokalinformationen, zuständig sind.
Die aktuelle Codeliste zur Typisierung finden Sie auf www.xRepository.de – weiterführende Informationen finden Sie im Glossar des FIM-Portals. Die Typisierung wird kontinuierlich weiterentwickelt um auch komplexere Regelungs- und Vollzugskonstellationen korrekt abbilden zu können. Besondere Fallkonstellationen werden häufig in Verbindung mit der Leistungskategorie abgebildet.
6. Was bedeutet „Leistungskategorie“?
Die Leistungskategorie ist ein „Modul“ einer Leistung. Sie kann eine Aussage über Eigenschaften einer Leistung treffen. Diese Information ist, im Zusammenspiel mit der Typisierung an vielen Stellen für eine technisch korrekte Verarbeitung und Ausspielung notwendig.
Beispiel: Die Leistungskategorie „Leistung im gemeinsamen Vollzug“ trifft eine Aussage darüber, dass eine Leistung durch eine Stelle für andere, eigentlich zuständige Stellen, übernommen wird. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn eine Behörde (bspw. aus Effizienzgründen) in einem Land eine Leistung in einem bestimmten Kontext unabhängig vom Ort der Beantragung für alle oder einige Länder übernimmt. Diese Information ist von der Typisierung zu unterscheiden, welche lediglich die Ebene von Rechtsetzung und Vollzug angibt.
1. Was ist Quali-XProzess?
Mit Quali-XProzess können Sie eine XProzess-Nachricht, die als XML-Datei im Format des Standards XProzess vorliegt, auf Schemakonformität und FIM-Konformität prüfen lassen.
Den Eintrag zu Quali-XProzess finden Sie im FIM-Haus (FIM-Dokumente) unter „System/Technik“.
Zugang: https://qualixprozess.fim.test.dvzdigital.de/
Benutzername und Passwort: xprozesstest
1. Wer ist die Bundesredaktion und welche Aufgaben übernimmt sie?
Das redaktionelle Betriebsmodell der FIM-Methodik zur Umsetzung der redaktionellen Aufgaben sieht Redaktionen auf allen Verwaltungsebenen vor:
Bundesredaktion: Unterstützung der Bundesressorts bei der Umsetzung der FIM-Methodik und Bereitstellung von FIM-Informationen zu Verwaltungsleistungen der Typen 1, 2, 3, 6 und 7. Sie besteht aus der zentralen Bundesredaktion (angesiedelt im Bundesministerium des Innern und für Heimat, zuständig für Bedarfskoordinierung und methodische Expertise) und den Ressortansprechpersonen (RAP) („Bundesredaktion im [Ressort]“ - Kontaktstelle in den Ressorts für FIM, zuständig für die Koordinierung der Bedarfe in den verschiedenen Häusern).
Neben der Bundesredaktion existieren Landesredaktionen und konzeptionell kommunale Redaktionen: Diese ergänzen die vom Bund bereitgestellten FIM-Stamminformationen (Typ 2, Typ 3) um lokale Spezifika (sog. Lokalinformationen) und erstellen FIM-Informationen auf landes- und kommunaler Ebene (bspw. Typ 4, Typ 5)
2. Wie kontaktiere ich die zentrale Bundesredaktion?
Für die nachgelagerte operative Abstimmung und zu spezifischen Fragen die Bundesredaktion betreffend, kann die zentrale Bundesredaktion unter bundesredaktion@bmi.bund.de erreicht werden. Einreichungen zu FIM-Informationen sollen nicht über das Funktionspostfach erfolgen, da in diesen Fällen keine Ticketnummer für Ihren Bedarf generiert werden kann (s.u.).
Allgemeine Fragen zu FIM: ticket@fimportal.de
Hier erreichen Sie die FITKO, in der das operative Produktmanagement beheimatet ist sowie die drei Bausteinbetreiber Leistungen, Prozesse & Datenfelder. Fragen zur (Weiterentwicklung der) Methodik, der FIM-Infrastruktur, der Pflege der Kataloge und Baukästen oder der FIM-Rollen und Organisationseinheiten im Redaktionsprozess sind hier an der richtigen Stelle.
Die Einreichung von Bedarfen erfolgt über das übergreifende Ticketsystem (ticket@fimportal.de). Über das Ticketsystem werden Bedarfe an die zuständige Redaktion vermittelt. Die Bundesredaktion erreichen auf diesem Wege Typ 1, 2, 3, 6, 7 - Leistungen.
Unterstützung bei der Arbeit mit FIM-Informationen
Die zentrale Bundesredaktion unterstützt die Fachbereiche auf Bundesebene bei der Erstellung und fachlichen Prüfung von FIM-Informationen (Leistungszuschnitte, Leistungsbeschreibungen, Prozesse, Datenfelder). Bei Fragen kann die Bundesredaktion direkt kontaktiert werden. Einen ersten Einstieg in die Thematik bietet die Handreichung der zentralen Bundesredaktion.
Für die Fachseite finden Sie hier ein unterstützendes Video zur fachlichen Prüfung von mit Leistungszuschnitten.
3. Was ist eine Ressortansprechperson (RAP) und welche Aufgaben nimmt sie wahr?
Ressortansprechpersonen* sind Teil der Bundesredaktion. Sie sind die Kontaktstelle in den Ressorts für die zentrale Bundesredaktion, sind innerhalb Ihres Hauses die zentrale Anlaufstelle für FIM-Fragen und koordinieren alle Anliegen zu FIM innerhalb ihres Ressorts und sollten auch Schnittstellen zu OZG und SDG-Thematiken erfassen. Das Bundesressort ist für die fachliche Freigabe von allen FIM-Informationen (Leistungszuschnitte, Leistungsbeschreibungen, Prozesse, Datenfelder) mit Grundlage im Bundesrecht als rechtsetzende Instanz zuständig.
*Ressortansprechpartner/in und Ressortansprechperson werden synonym verwendet.
Wenn Sie weitere Fragen oder Anregungen haben, melden Sie sich unter ticket@fimportal.de.